Convention de formation : modèle pour formateur indépendant

Le Code du travail distingue deux documents selon la personne qui achète la formation. La convention (article L6353-1) est conclue avec l’acheteur : une entreprise qui forme ses salariés, une association, une collectivité, un financeur. Le contrat de formation professionnelle (articles L6353-3 à L6353-7) est conclu avec une personne physique qui entreprend une formation « à titre individuel et à ses frais ». Le contrat protège davantage le stagiaire : délai de rétractation de dix jours, aucun paiement avant la fin de ce délai, acompte limité à 30 % du prix. Ces règles propres au particulier font l’objet d’un guide dédié sur le contrat de formation professionnelle.

Les deux documents peuvent coexister. La DREETS d’Occitanie rappelle que, même si une convention a été signée, un contrat de formation professionnelle doit aussi être établi lorsque le stagiaire prend en charge une partie du coût de la formation. Deux autres cas simplifient les choses : pour les actions de formation financées par un OPCO ou un autre financeur visé par le texte, un bon de commande ou un devis approuvé peut tenir lieu de convention s’il comporte les mentions obligatoires, directement ou en annexe (article D6353-1, II) ; et pour une formation achetée sur Mon Compte Formation, ce sont les conditions générales d’utilisation de la plateforme qui tiennent lieu de convention entre l’organisme et le titulaire du compte (article D6353-1, III). À la fin de l’action, c’est le certificat de réalisation qui déclenche le paiement par l’OPCO, appuyé sur les feuilles d’émargement.

Il n’existe pas de formulaire officiel imposé. La DREETS Hauts-de-France publie un modèle de convention sur sa page de documents types pour les organismes de formation. Quel que soit le modèle utilisé, voici les clauses à prévoir, dans l’ordre habituel. Les points 3 à 6 reprennent les mentions de l’article D6353-1 exigées quand la formation est financée ; les autres sont recommandés pour éviter les litiges.

1. Les parties : d’un côté l’organisme de formation (dénomination, adresse, SIRET, numéro de déclaration d’activité s’il est déjà attribué, représentant qui signe), de l’autre l’acheteur (raison sociale, adresse, SIRET, signataire).
2. Le fondement : la référence à l’article L6353-1 du Code du travail et, si vous le souhaitez, à vos conditions générales de vente.
3. L’action : intitulé, objectif, contenu, avec le programme annexé et signé ; la nature de l’action au sens de l’article L6313-1 (action de formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage).
4. Le déroulement : durée en heures, dates ou période de réalisation, lieu, modalité (présentiel, distance, mixte) et part des enseignements dispensés à distance sur la durée totale, moyens pédagogiques et techniques.
5. Le suivi et la sanction : feuilles d’émargement ou relevés de connexion, modalités d’évaluation des acquis, document remis en fin d’action (attestation, certificat de réalisation, certification visée ; voir notre modèle d’attestation de fin de formation).
6. Le prix et le règlement : coût total, mention HT et TVA ou exonération, échéancier, et le financeur si le règlement passe par un OPCO.
7. Les stagiaires : nombre et, en annexe, les noms des salariés inscrits.
8. L’annulation et le dédit : délai de prévenance, sommes dues en cas d’annulation tardive ou d’abandon, report possible.
9. Les dispositions finales : juridiction compétente ou règlement amiable, date, lieu, signatures des deux parties avant le début de l’action.

L’article L6351-1 du Code du travail oblige toute personne qui réalise des actions de formation à déposer une déclaration d’activité, et l’article R6351-1 précise le délai : au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. Concrètement, on ne peut pas se déclarer « à vide » : il faut d’abord un premier client, puis déclarer l’activité dans les trois mois.

L’article R6351-5 liste les pièces à joindre, parmi lesquelles une copie de cette première convention ou de ce premier contrat. Le micro-entrepreneur dont le chiffre d’affaires reste sous le plafond du régime micro est dispensé de joindre cette copie, mais il fournit à la place une présentation succincte de son activité selon le modèle fixé par un arrêté du 24 novembre 2025, et doit tenir ses conventions à la disposition de l’administration.

La qualité de la convention compte. L’article L6351-3 permet de refuser l’enregistrement, notamment lorsque les prestations ne correspondent pas à des actions de formation au sens de l’article L6313-1, ou lorsque les règles du chapitre du Code du travail consacré à la réalisation des actions de formation, qui contient justement les articles sur la convention et le contrat, ne sont pas respectées. Une convention floue sur l’objectif, le programme ou la sanction de l’action peut donc bloquer votre numéro. Le guide NDA : signification du numéro de déclaration d’activité explique la suite. Le contenu attendu de ce document est détaillé dans notre guide du programme de formation et de ses mentions.

Un formateur indépendant déclaré, qui vend lui-même ses formations à une entreprise, signe la convention de formation en son nom, exactement comme un organisme plus important : il est le prestataire, son numéro de déclaration d’activité figure sur la convention, et il facture le client ou l’OPCO. Les mentions de l’article D6353-1 s’appliquent sans adaptation.

S’il intervient pour le compte d’un autre organisme qui a vendu la formation, il ne signe pas de convention avec l’entreprise cliente : la convention est signée entre cet organisme et le client, et le formateur est lié à l’organisme par un contrat de sous-traitance. Dans ce cas, c’est l’organisme donneur d’ordre qui facture le client ou l’OPCO, tient les émargements de l’action et porte, le cas échéant, la certification Qualiopi. Le sous-traitant n’en est pas dispensé de tout : l’article L6351-1 vise toute personne qui réalise des actions de formation, il lui faut donc son propre numéro de déclaration d’activité, et il déclare chaque année les stagiaires confiés par d’autres organismes dans son bilan pédagogique et financier. Le détail, financeur par financeur, est dans le guide formateur sous-traitant : NDA et Qualiopi.

Pour savoir quel document vous signez, regardez qui a vendu la formation au client final. Si c’est vous, vous signez la convention et vous en assumez les mentions ; si c’est un autre organisme, vous signez un contrat de sous-traitance qui précise l’objet de votre intervention, la responsabilité pédagogique, les pièces à lui remettre (émargements, évaluations) et la façon dont vous lui facturez votre prestation. Un même formateur peut d’ailleurs avoir les deux : des conventions avec ses clients directs et des contrats de sous-traitance avec des organismes.

Enfin, s’il n’est pas encore déclaré, sa toute première convention sert de pièce justificative à sa déclaration d’activité, comme expliqué plus haut : c’est elle qui permet d’obtenir le numéro. La création de votre organisme jusqu’au NDA avec MAKEMYOF part de cette première convention.

• Formation intra-entreprise : une seule entreprise, ses salariés, souvent dans ses locaux. La convention indique le lieu, l’effectif et un prix global ou par jour, avec la liste des stagiaires en annexe.
• Formation inter-entreprises : des stagiaires de plusieurs entreprises dans la même session. Chaque entreprise signe sa propre convention pour ses salariés, avec un prix par stagiaire et les dates de la session commune.
• Plusieurs sessions pour le même client : une convention peut couvrir un ensemble d’actions sur une période, à condition que chaque action y soit identifiable (intitulé, durée, période, prix). Si les dates ou l’effectif changent en cours de route, un avenant signé des deux parties vaut mieux qu’un document modifié à la main.
• Formation financée par un OPCO : vérifiez avant la session à qui la facture doit être adressée, l’entreprise ou directement l’OPCO, et conservez la convention, les émargements et le certificat de réalisation. Les règles de prise en charge sont détaillées dans le guide financement OPCO.

La convention ne se suffit pas à elle-même : elle renvoie à d’autres pièces que le financeur, l’administration ou un auditeur peuvent vous demander. Avant la session, le programme de formation annexé, vos conditions générales de vente, le règlement intérieur remis aux stagiaires et, si vous adaptez le parcours, le test de positionnement. Pendant et après : les feuilles d’émargement, l’évaluation des acquis, l’attestation de fin de formation remise au stagiaire et le certificat de réalisation quand un financeur le demande. Les intitulés, dates et durées doivent être les mêmes dans tous ces documents que dans la convention.

• Signer une convention avec un particulier qui paie seul : il faut un contrat de formation professionnelle, sinon le document ne comporte pas les mentions que l’article L6353-4 exige à peine de nullité, et le stagiaire perd les protections prévues par la loi.
• Oublier la part des enseignements à distance sur la durée totale : elle figure parmi les mentions de l’article D6353-1 exigées pour une formation financée.
• Un objectif vague (« se perfectionner en gestion ») au lieu de compétences visées et vérifiables : c’est aussi ce qui est examiné pour savoir si la prestation est bien une action de formation.
• Aucune modalité d’évaluation ni de sanction de l’action : sans évaluation prévue ni émargement, vous ne pourrez pas justifier la réalisation auprès du financeur.
• Une convention signée après le début de la formation, ou un programme non annexé : le document doit précéder l’action et renvoyer à un programme identifiable.
• Une mention de TVA erronée : l’exonération de la formation professionnelle continue suppose notamment, pour une personne de droit privé, d’avoir déposé sa déclaration d’activité, selon le BOFiP.

Une convention se rédige seul et gratuitement : le modèle de la DREETS Hauts-de-France, la liste des clauses ci-dessus et l’article D6353-1 suffisent pour un premier client. Relisez-la avec les exigences de votre financeur, car un OPCO peut demander des informations complémentaires dans ses propres procédures.

L’accompagnement a surtout du sens quand cette convention s’inscrit dans votre première déclaration d’activité. Pour 490 € HT (588 € TTC), l’offre de création MAKEMYOF comprend l’analyse de votre activité et de votre éligibilité à la déclaration, la constitution complète du dossier, la rédaction des pièces obligatoires (mandat, attestation sur l’honneur, programme, convention, organisation et moyens pédagogiques), générées dans le dossier NDA et prêtes à signer, la vérification de conformité avant le dépôt, puis le dépôt auprès de la DREETS et le suivi jusqu’à l’obtention du numéro. L’instruction reste du ressort de l’administration. Vous pouvez démarrer votre dossier en ligne.

Si vos clients financent leurs formations par un OPCO ou le CPF, la certification Qualiopi sera l’étape suivante : l’accompagnement Qualiopi coûte 990 € HT (1 188 € TTC), hors audit facturé par l’organisme certificateur.